از حجم چاپ ماهانه تا امنیت شبکه؛ هرآنچه قبل از خرید پرینتر اداری باید بدانید، به‌همراه معرفی بهترین گزینه‌ها برای دفاتر کوچک تا سازمانی.
پرینتر اداری برخلاف مدل‌های خانگی باید روزها و ماه‌ها پشت سر هم و بدون خرابی، حجم بالایی از اسناد را چاپ کند. انتخاب اشتباه معمولاً خودش را در دو جا نشان می‌دهد: هزینه بالای تونر و کارتریج در بلندمدت، و توقف کار تیم به‌خاطر خرابی یا کندی دستگاه در روزهای شلوغ. برای همین، خرید پرینتر اداری را نباید فقط بر اساس قیمت خرید اولیه تصمیم گرفت، بلکه باید هزینه کل مالکیت (هزینه هر برگ، دوام دستگاه، پشتیبانی) را هم در نظر گرفت.
پیش از رفتن سراغ مدل خاص، بهتر است بر اساس این پنج معیار نیاز دفتر خودتان را مشخص کنید.
توان کار ماهانه (Duty Cycle) دستگاه را با حجم واقعی چاپ دفترتان مقایسه کنید. برای دفاتر کوچک با چند نفر پرسنل، پرینترهایی با توان ماهانه ۵ تا ۱۰ هزار برگ معمولاً کافی هستند؛ اما برای دفاتر پرترافیک با چند نفر کاربر همزمان، بهتر است سراغ مدل‌هایی با توان ماهانه ۲۰ هزار برگ به بالا و سرعت چاپ ۳۰ تا ۴۰ صفحه در دقیقه بروید.
اگر بیشتر کار دفترتان چاپ نامه، قرارداد و گزارش متنی است، پرینتر لیزری تک‌رنگ به‌صرفه‌ترین انتخاب است، چون هزینه هر برگ آن به‌مراتب پایین‌تر از مدل‌های رنگی است. پرینتر رنگی را فقط زمانی توصیه می‌کنیم که به‌طور منظم به چاپ نمودار، بروشور یا ارائه رنگی نیاز داشته باشید.
پرینتر چندکاره (پرینت، اسکن، کپی و گاهی فکس) در یک دستگاه، برای دفاتر کوچک که فضا و بودجه محدودی دارند مقرون‌به‌صرفه‌تر است. در دفاتر بزرگ‌تر، گاهی جدا کردن پرینتر پرسرعت از اسکنر اشتراکی، هم سرعت کار را بالا می‌برد و هم از صف پشت یک دستگاه جلوگیری می‌کند.
برای محیط اداری، پشتیبانی از اترنت (LAN) و مدیریت چاپ تحت شبکه از وای‌فای ساده مهم‌تر است، چون اتصال پایدارتری برای چند کاربر همزمان فراهم می‌کند. اگر اسناد محرمانه چاپ می‌کنید، وجود قابلیت‌هایی مثل چاپ امن با رمز (Pull Printing)، رمزنگاری هارد داخلی دستگاه و پشتیبانی از احراز هویت کاربر را هم در نظر بگیرید.
پیش از خرید، هزینه تونر یا جوهر جایگزین و تعداد برگی که هر کارتریج پوشش می‌دهد را استعلام بگیرید و آن را بر تعداد برگ تقسیم کنید تا «هزینه هر برگ» به‌دست بیاید. این عدد معمولاً معیار دقیق‌تری از قیمت خرید دستگاه است، چون در طول چند سال استفاده، هزینه مصرفی‌ها از قیمت خود پرینتر هم بیشتر می‌شود.
در بازار اداری عمدتاً با دو خانواده اصلی روبه‌رو هستید:
در ادامه، بر اساس رایج‌ترین نیازهای دفاتر کار، دسته‌هایی از بهترین مدل‌های شناخته‌شده بازار را معرفی می‌کنیم. مشخصات ذکرشده تقریبی و بر اساس رده محصول است؛ پیش از خرید، مشخصات دقیق مدل و قیمت روز را از فروشنده استعلام بگیرید.
| کاربری | پرینت |
|---|---|
| نوع چاپ | تک‌رنگ |
| تکنولوژی چاپ | لیزری |
| سرعت چاپ | حدود ۳۵ تا ۴۰ برگ در دقیقه |
| اتصال | اترنت، وای‌فای، USB |
| چاپ دو رو | دارد (خودکار) |
این رده برای دفاتری مناسب است که حجم چاپ متنی بالایی دارند و سرعت برایشان اولویت اول است. پشتیبانی از چاپ شبکه و امکانات امنیتی داخلی، آن را برای استفاده همزمان چند کاربر مناسب می‌کند. برای خرید می‌توانید از اینجا اقدام نمایید.
| کاربری | پرینت، اسکن، کپی، فکس |
|---|---|
| نوع چاپ | تک‌رنگ |
| تکنولوژی چاپ | لیزری |
| سرعت چاپ | حدود ۲۵ تا ۳۰ برگ در دقیقه |
| تغذیه‌کننده اسناد | دارد (ADF) |
| چاپ دو رو | دارد (خودکار) |
گزینه‌ای جمع‌وجور برای دفاتر کوچک و تیم‌های چند نفره که به یک دستگاه همه‌کاره برای پرینت، اسکن و کپی روزمره نیاز دارند و فضای زیادی برای چند دستگاه جدا ندارند.
| کاربری | پرینت، اسکن، کپی |
|---|---|
| نوع چاپ | رنگی و تک‌رنگ |
| تکنولوژی چاپ | لیزری |
| سرعت چاپ | حدود ۲۲ تا ۲۸ برگ در دقیقه |
| اتصال | اترنت، وای‌فای، اپ موبایل |
| چاپ دو رو | دارد (خودکار) |
برای دفاتری که علاوه بر اسناد متنی، به چاپ منظم بروشور، نمودار و ارائه رنگی هم نیاز دارند، بدون افت زیاد در سرعت چاپ متن.
| کاربری | پرینت، اسکن، کپی |
|---|---|
| نوع چاپ | رنگی و تک‌رنگ |
| تکنولوژی چاپ | جوهرافشان با مخزن جوهر |
| سرعت چاپ | حدود ۲۰ تا ۲۵ برگ در دقیقه |
| هزینه هر برگ | پایین (مخزن‌های پرحجم) |
| چاپ دو رو | دارد (خودکار) |
مناسب دفاتری که هم چاپ رنگی زیاد دارند و هم می‌خواهند هزینه بلندمدت مصرفی‌ها را پایین نگه دارند؛ مخزن‌های جوهر قابل‌شارژ در مقایسه با کارتریج‌های لیزری رنگی صرفه اقتصادی بیشتری دارند.
| کاربری | پرینت، اسکن، کپی، مدیریت شبکه |
|---|---|
| نوع چاپ | رنگی و تک‌رنگ |
| تکنولوژی چاپ | لیزری |
| توان کار ماهانه | بالای ۵۰ هزار برگ |
| امنیت | چاپ امن، احراز هویت کاربر |
| چاپ دو رو | دارد (خودکار) |
برای سازمان‌هایی با چند واحد و کاربران زیاد که به مدیریت متمرکز چاپ، گزارش‌گیری مصرف و امنیت بالاتر نیاز دارند، این رده از دستگاه‌های نیمه‌صنعتی گزینه مطمئن‌تری است.
برای اکثر دفاتر کوچک و متوسط، یک پرینتر لیزری تک‌رنگ یا چندکاره کوچک نیاز روزمره را به بهترین شکل و با پایین‌ترین هزینه هر برگ پوشش می‌دهد. اگر چاپ رنگی بخش مهمی از کار شماست، بین لیزری رنگی (برای سرعت و کیفیت بالاتر) و جوهرافشان تجاری با مخزن (برای هزینه پایین‌تر) بر اساس حجم واقعی چاپ رنگی‌تان تصمیم بگیرید. در نهایت، برای دفاتر بزرگ با چند کاربر همزمان، سرمایه‌گذاری روی دستگاه‌های سازمانی با قابلیت مدیریت و امنیت شبکه، در بلندمدت به‌صرفه‌تر است.
↑ بازگشت به ابتدای فهرستبرای چاپ متنی حجیم و روزانه، لیزری معمولاً سریع‌تر و به‌صرفه‌تر است. برای چاپ رنگی زیاد، جوهرافشان تجاری با مخزن جوهر هزینه هر برگ پایین‌تری دارد.
حداکثر تعداد برگی است که سازنده توصیه می‌کند دستگاه در یک ماه چاپ کند. برای تخمین نیاز خودتان، میانگین برگ چاپ‌شده روزانه دفترتان را در تعداد روزهای کاری ماه ضرب کنید و دستگاهی را انتخاب کنید که توان ماهانه‌اش چند برابر این عدد باشد.
برای دفاتر کوچک با فضای محدود، چندکاره مقرون‌به‌صرفه‌تر است. برای دفاتر بزرگ با ترافیک بالا، جدا کردن پرینتر پرسرعت از اسکنر مشترک می‌تواند از تشکیل صف جلوگیری کند.
قیمت کارتریج یا مخزن جوهر جایگزین را بر تعداد برگی که پوشش می‌دهد تقسیم کنید تا «هزینه هر برگ» به‌دست بیاید؛ همین عدد ساده، معیار دقیق‌تری از قیمت خرید اولیه دستگاه است.
